昨今では、オンラインの場でセミナーや会議、イベントを開催するオンラインイベントが主流となっています。

コロナ禍によって普及したオンラインイベントですが、規模や形式によっては高額になってしまうこともあるので、費用の相場や安く開催するためのポイントを理解してコスパ良く開催することが大切です。

そこで本記事では、オンラインイベントの費用相場や低コストで開催するための方法をご紹介します。記事後半ではよくある質問も紹介しているのでぜひ参考にしてみてください。

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オンラインイベントの費用相場

オンラインイベントとは、企業がユーザーに対してオンライン上で発表会やセミナー、対談を行う形式のイベントのことです。今までオフラインで開催されていたものが、コロナ禍によってオンラインで開催されるようになりました。

オンラインイベントを開催するための費用は、イベントの形式によって異なりますので、代表的なオンラインイベント3種類の費用相場を表にまとめてご紹介します。

イベントの種類	費用相場
ウェビナー	月額数千円〜
Web会議	無料〜月額数千円
オンデマンド配信	月額数千円〜1万円

ウェビナーとは、Web上で行うセミナーのことで、基本的に発言権は運営にあり質疑応答の時間以外は一方通行のコミュニケーションになります。

Web会議とは、オンライン上で行うMTGのことで企業内の会議や顧客との商談、特別なイベントなど使用シーンは多岐に渡り、無料で活用できるツールも存在します。

オンデマンド配信とは、事前に収録した動画を後日配信する形式のオンラインイベントです。企業研修や講座、期間限定イベント配信などさまざまな活用法があり、利用する企業が増えています。

費用相場に関しては、いずれも無料のツールもあれば、高くても月額1万円程度で開催できるものが一般的です。

オンラインイベントの費用を左右する3つの要素

オンラインイベントを開催するための費用は以下の3つの要素によって変動します。

1. オンラインイベントの形式と規模
2. イベント会社への外注の有無と範囲
3. 有料オンラインイベントツールの使用有無

オンラインイベントを開催する際の参考にしてみてください。

要素1：オンラインイベントの形式と規模

前述したように、オンラインイベントの形式がWeb会議なのかウェビナーなのか、オンデマンド配信なのか、その形式によって費用が変動します。

また、イベントの参加人数によっても費用が変動するのですが、オンラインイベントの場合、人数によってはサーバーの容量に制限があったり、そもそもツールに利用上限があったりすることがあるので、参加人数によって費用が大きく変動する可能性もあります。

要素2：イベント会社への外注の有無と範囲

自社のリソースでオンラインイベントを開催する場合には追加の費用は発生しませんが、イベントの規模が大きく、運営を外注するとなった場合には外注費用が発生します。

また、運営をどの程度外注するのか、丸投げするのか、司会者だけを外注するのか、資料作成や集客まで外注するのか、その範囲によっても変動します。

外注する業務の委託範囲とその相場の目安は以下のとおりです。

委託範囲	費用相場
イベント実施に関わる全ての業務	数十万円〜100万円
イベント実施時の司会のみ	数万円〜10万円
資料作成のみ	数万円
イベント集客に関わる業務のみ	数万円〜10万円

1から10まで全てを外注すると高額な費用が発生するため、予算と相談して外注しましょう。

要素3：有料オンラインイベントツールの使用有無

オンラインイベントの規模がそこまで大きくない場合は、無料のツールでも十分開催可能です。規模が大きかったりさまざまな機能を活用したりする場合は、有料ツールを使用することになるでしょう。

その場合、ツールによっては単発の使用料が発生したり月額料金制になっていたりと、ツールの使用料金が発生します。

有料ツールの場合、イベント内で参加者と双方向のコミュニケーションが取れる機能やアンケート機能がついているなど、充実したイベントにできるメリットがあります。

一方で、少なくない費用が発生したり、機能が多くて十分に使いこなせず参加者が困ってしまうデメリットもあるでしょう。

オンラインイベントを低コストで開催する7つの方法

できる限り低コストで予算を抑えてオンラインイベントを開催したいとなった場合には、以下の7つの方法で予算を抑えられるでしょう。

1. 無料ツールを活用する
2. SNSを戦略的に活用し効果的な集客を行う
3. 無料または低価格で利用できるプラットフォームを利用する
4. 内製化できる部分は自社で対応し外注費用を抑える
5. イベント運営をサポートするボランティアや協力者を募る
6. 参加費を徴収してイベント運営費用に充てる
7. スポンサーを獲得し、費用の一部をカバーする

これら7つの方法をうまく組み合わせて活用することで、イベントの開催費用をかなり抑えられます。詳しく見ていきましょう。

方法1：無料ツールを活用する

オンラインイベントツールの中には、ZoomやGoogle Meetといった無料のツールが存在します。

開催時間に制限があったり、参加人数に一定の制限があったりしますが、細かい機能は必要とせず、最低限の機能だけあれば十分という場合であれば、無料ツールの使用をおすすめします。

上記2つのツールは使用方法も簡単で、イベントのURLを発行し共有するだけで簡単に参加できるため、オンラインイベントの開催に慣れていない場合にもおすすめのツールといえるでしょう。

また、CommentScreenであれば、クイズやアンケートといった豊富な機能が活用でき、参加者とリアルタイムでコミュニケーションが取れます。参加者もコメントやリアクションができるため、イベントの盛り上げに貢献できます。

以下から無料ダウンロードのうえ、お試ししてはいかがでしょうか。

方法2：SNSを戦略的に活用し効果的な集客を行う

イベントを開催する際に、広告を出稿するケースもあるでしょう。しかし、広告の出稿には少なくない費用が発生するため、費用を抑えたい場合はSNSを戦略的に活用することをおすすめします。

イベントの主催者や企業がX（旧Twitter）やInstagramのアカウントを作成し、イベントに参加してほしいターゲットの層に響くような投稿を日頃から意識してフォロワーを獲得することで、イベントの告知をするだけで無料で集客が可能です。

一朝一夕ではフォロワーは獲得できないため、直近でイベントの開催予定がない場合でも、アカウントは日常的に更新し、フォロワー獲得に努めましょう。

また、ターゲットの属性に合わせてハッシュタグを活用して投稿することで、効果的にリーチできる可能性が高まります。

方法3：無料または低価格で利用できるプラットフォームを利用する

また、無料や低価格で利用できるイベント開催プラットフォームを活用することもおすすめです。EventbriteやConnpass、 Doorkeeperといったプラットフォームを活用することで、プラットフォームの利用者がイベントに参加してくれる可能性もあるため、費用を抑えた集客も可能になります。

方法4：内製化できる部分は自社で対応し外注費用を抑える

オンラインイベントに不慣れな場合、イベントの運営を外注するケースもありますが、自社で内製化できそうな部分を対応することで外注費用が抑えられます。資料の作成を自社で行なったり、司会者は自社で用意したりすることで、費用を抑えて開催できます。

ただし、慣れていないにも関わらず全てを自社で内製化しようとすると、上手く進められず失敗する可能性があるので注意しましょう。

方法5：イベント運営をサポートするボランティアや協力者を募る

イベントの運営をサポートしてくれるボランティアや協力者を募ることも効果的です。イベントの運営経験は、ファシリテーション能力やチームワーク力、コミュニケーションスキルを磨くいい経験にもなるため、無償でも参加したいという方は一定数存在します。

SNSや自社のホームページで告知をすることで、ボランティアスタッフを募りましょう。

方法6：参加費を徴収してイベント運営費用に充てる

オンラインイベントで、価値の高い情報の発信や有意義な体験の提供ができる場合は、参加費を設定しましょう。

参加者にとっても、参加費を支払うことで少しでも情報を吸収して有意義な時間にしようと、前向きな姿勢でイベントに参加してくれることになるため、参加費の設定がメリットになることもあります。

参加費をイベント運営費用に充てることで、予算をカバーできることになるでしょう。

方法7：スポンサーを獲得し、費用の一部をカバーする

イベントの参加者が多数見込める場合は、スポンサーを獲得してイベント費用の一部をカバーしましょう。画面内にバナーを掲載したり、イベント冒頭でスポンサーを紹介したりすることで、スポンサー側にもメリットがあります。

また、近年ではクラウドファウンディングを活用することで、個人のスポンサーを集められやすくなっています。イベントの録画を特別に配信したり、特別なグッズを用意したりと、魅力的なお礼を用意することで、イベントの支援者を募りましょう。

オンラインイベントの費用に関してよくある3つの質問

オンラインイベントの費用に関して、以下のようなよくある質問をご紹介します。

1. 社内で予算獲得するにはどうすればいい？
2. オンラインイベントは外注したほうがいい？
3. 無料ツールと有料ツールどちらを使うべき？

イベント開催に少しでも不安がある方はぜひ参考にしてみてください。

質問1：社内で予算獲得するにはどうすればいい？

オンラインイベントの開催に費用が発生する場合、社内で予算を獲得する必要があります。
その場合は、以下のようなメリットを提示しましょう。

• 自社のサービスを訴求できる
• ブランドの認知を向上させられる
• 見込み顧客が獲得できる

また、費用に関しても上記で紹介したような方法を活用することで、少しでも抑えることができますというアピールも忘れずにすることが大切です。

内部リンク：オンラインイベント

質問2：オンラインイベントは外注したほうがいい？

オンラインイベントの開催に不慣れな場合は外注を検討した方がいいでしょう。
外注する場合でも、全て丸投げで外注すると費用が高くなってしまうため、自社で内製できる部分はないかを確認し、資料作成や司会進行などできる範囲は内製化をおすすめします。

予算が潤沢にある場合、プロに外注することでオンラインイベントのクオリティが高まり、参加者の満足度も向上するため、予算と相談しての外注がおすすめです。

質問3：無料ツールと有料ツールどちらを使うべき？

前述したように、オンラインイベントの規模によっては無料ツールでも十分開催できるでしょう。参加者の規模がそれほど多くない、イベント開催に慣れていないため最低限の機能だけ使えればいい、という方であれば無料ツールの使用をおすすめします。

オンラインイベントの開催に慣れてきて、参加者の規模が多くなってきた段階で有料ツールの活用を検討してみましょう。有料ツールを活用することで、参加者とのコミュニケーションが促進されイベントの満足度も上がるため、その後の問い合わせやサービス申し込みに繋げやすくなります。

まとめ：まずは無料ツールの利用から始めよう

今回はオンラインイベントについて、費用の相場や安く開催するためのポイント、よくある質問をご紹介しました。

本記事の内容を参考に、まずは無料のツールを活用してオンラインイベントを開催し、徐々に有料ツールの利用を検討してみてはいかがでしょうか。