全社員が一堂に集って、経営方針の共有、コミュニケーション促進などを実施する「社員総会」に対し、開催費用や移動の手間がかかると悩む企業が増えています。

もしオフラインで実施する社員総会の負担を解消したいなら、必要最小限のコストでイベントを開催できる「オンライン社員総会」の実施がおすすめです。そこで本記事では、オンライン社員総会の概要や種類、メリット・デメリットなどを解説します。

記事の後半では、実施の流れや盛り上げるコツなど、オンライン社員総会を成功に導くヒントも紹介しているので、ぜひご一読ください。

なお、オンライン社員総会を盛り上げるためのツールをお探しの方は『CommentScreen』がおすすめです。コメントやリアクションなどでコミュニケーションがとりやすく、当日場を盛り上げる「クイズ機能」もあります。以下から無料登録の上、お試しください。

オンライン社員総会とは

オンライン社員総会とは、配信プラットフォームを活用して、Web上で社員総会を開催するイベントです。PCやスマートフォンを使って視聴できるのはもちろん、オフラインで実施する社員総会と同様に、全社員とコミュニケーションを取り合えます。

また全社員が一堂に集う「社員総会」の概要や目的やイベント内容を知りたい方は、以下の記事をご参照ください。イベントを盛り上げる企画案についても解説しています。

内部リンク：社員総会

オンライン社員総会の目的

オンライン社員総会を実施する目的は、以下の5つです。

① 経営方針やビジョンの共有
② コミュニケーションの促進
③ モチベーションの向上
④ 課題感や改善点の共有
⑤ スキルや知識の共有

例えば、企業の経営方針をオンラインで共有できるほか、イベント開催により社員の団結力を向上しやすくなります。また会社の取り組み・課題を全社員に把握してもらうことで、業務の方向性や足並みをそろえるきっかけを作り出せるのが魅力です。

さらにオンライン社員総会には「開催の負担を減らす」という目的があります。オフライン開催の課題である移動時間・旅費といったコストを削減し、経営予算を圧迫せずにイベントを開催できます。

オンライン社員総会に注目が集まっている理由

社員総会といえば本社や貸し会場など、ひとつの場所に集まり開催するのが一般的でした。ですが近年では、次の理由から「オンライン社員総会」の注目が高まっているとご存じでしょうか。

○ 会場設営の必要がない
○ 交通費を節約できる
○ 全社員が参加しやすくなる

貸し会議場を予約する手間がなくなることはもちろん、交通費をかけずにビッグイベントを開催できるのがオンライン社員総会の魅力です。これまで不参加だった社員も気軽に参加できるようになるため、大勢の参加者が集い、オフラインの社員総会よりもイベントが盛り上がりやすくなります。

また注目が集まる理由は、後述する「オンライン社員総会を実施するメリット」で深掘りしています。ぜひご一読ください

オンライン社員総会の種類

オンライン社員総会には「オンラインイベント」「ハイブリッドイベント」という2つの開催方法があります。参考として、2つの違いを下表にまとめました。

	オンラインイベント	ハイブリッドイベント
会場設営	不要	必要
社員の移動	不要	希望者のみ
費用負担	配信プラットフォームの運用費	会場設営費、社員の交通費、　配信プラットフォームの運用費

2種類の特徴を、詳しく見ていきましょう。

オンラインイベント

オンラインイベントは、社員総会をオンライン上で開催する方法です。全社員が配信プラットフォームを通じてイベントに参加するため、会場設営や移動の必要がありません。

また、役職を問わずオンライン上でコミュニケーションができることから、職場デスクや自宅など、好きな場所から社員総会に参加できます。ただし、直接顔合わせできないことや、プログラムが単調になりやすいことに注意してください。

ハイブリッドイベント

ハイブリッドイベントは、配信プラットフォームを用いてオンライン社員総会を実施しつつ、開催者や参加希望者だけ会場を借りてオフラインでもイベントを開催する方法です。オンライン・オフラインという2つの手段で社員総会を開催するため、ハイブリッドイベントと呼ばれています。参考としてハイブリッドイベントの魅力を以下にまとめました。

○ イベントの進行が効率化する
○ 社員全員が参加しやすくなる

まず、オフラインで開催者同士のやり取りができるため、オンラインで発生しやすい会話のラグ（遅れ）を防止しやすくなります。また、顔合わせを希望する社員のほか、イベントに参加したいけれど時間を確保できないと悩む社員が参加しやすくなるなど、大勢の意見・要望に対応できるのがハイブリッドイベントの魅力です。

ただしハイブリッドイベントは、会場設営費や社員の交通費、さらに配信プラットフォームの運用費がかかります。会場規模は小さくできますが、オンラインイベントよりも費用負担が大きいことに留意してください。

またハイブリッドイベントについて詳しく知りたい方は、以下の記事をご参照ください。ハイブリッドイベントを開催する流れや事例を紹介しています。
内部リンク：ハイブリッドイベント

オンライン社員総会を実施するメリット・デメリット

オンライン社員総会を実施したいなら、あらかじめメリット・デメリットを理解したうえで開催を検討しましょう。オンラインならではの特徴を含めて紹介します。

オンライン社員総会を実施するメリット

オンライン社員総会を実施するメリットは、以下の3つです。

○ 会場設営の必要がない
○ 交通費を節約できる
○ 全社員が参加しやすくなる

オンライン社員総会は配信プラットフォームを通して開催するため、貸し会場を探す手間や費用負担を削減できます。主催者側が負担に感じる準備・設営を必要最小限に抑えられることも含め、準備期間を短縮しやすいのが魅力です。

またオンライン社員総会を実施すれば、全社員が開催地まで赴く負担や交通費を削減できます。例えば、社員100人の交通費が平均5,000円かかった場合には、合計50万円の負担が発生します。対してオンライン社員総会なら、配信プラットフォームの運用費だけで済むのが特徴です。

交通費のせいで経営費用が圧迫されている企業もあるため、費用負担を減らしたい企業にこそオンライン社員総会がおすすめです。

ほかにもオンライン社員総会を開催すれば、今まで参加できなかった「距離が遠い人」「仕事の都合で移動できない人」などが参加しやすくなります。全社員に情報を届けたい、参加者を増やしたいと考えているなら、オンライン社員総会を開催しましょう。

オンライン社員総会を実施するデメリット

オンライン社員総会には、以下に示す3つのデメリットに気を付けてください。

○ 社員同士のコミュニケーションを取りづらい
○ 開催内容次第では盛り上がりに欠ける
○ プログラムが単調で飽きられやすい

オンライン社員総会に参加する社員の中には、主催者が進行するプログラミングを眺めるだけで、積極的に参加してくれない方もいます。オフラインの社員総会よりもコミュニケーションを取れなくなる場合があるため、コミュニケーション向上を目的としたプログラムを企画しましょう。

またオンライン社員総会は、開催するプログラムの内容が薄いと、盛り上がりに欠ける場合があります。なぜなら画面越しのイベントであり、社員が積極的に参加しにくい環境だからです。

盛り上がるイベントにしたいなら、社員が楽しめる企画を用意することはもちろん、積極的に参加したくなるプログラムを組むことが重要です。

さらにオンライン社員総会を何年も続けると、いずれ単調なプログラムに飽きられてしまう恐れがあります。社員総会は年1回の開催が義務付けられているビッグイベントですので、毎年違う企画を用意したり、参加型で楽しめる催しごとを提供したりと、新鮮味のあるイベントにすることが重要です。

オンライン社員総会を実施する流れ

オンライン社員総会を開催したい方向けに、イベントの一連の流れをまとめました。

① オンライン社員総会の目的を決める
② 目的達成につながるイベント内容を決める
③ オンライン社員総会を実施するためのツールを選定する
④ オンライン社員総会の開催を周知する
⑤ オンライン社員総会のリハーサルを行う

各種手順の詳しい内容を見ていきましょう。

ステップ1：オンライン社員総会の目的を決める

まずは、オンライン社員総会を開催する目的を明確にしましょう。

社員にどのような情報を共有したいか考えることはもちろん、最終的なゴールを見据えてプログラムを組むことが重要です。目的なくイベントを開催すると、参加者に開催の趣旨が伝わらず盛り上がりに欠ける恐れがあるため、明確な目的を設定してください。

ステップ2：目的達成につながるイベント内容を決める

開催の目的が決まったら、目的達成の効果を生み出せるイベント内容を検討してください。

例えば、社内コミュニケーションが不足しているなら、社員同士が会話しやすい催しごとや懇親会などを主催するのが良いでしょう。また、全社的に有益なノウハウを共有したいなら、各社の成功事例や業務研究に関する発表をプログラムに組むのがおすすめです。

最適なプログラムは企業ごとに異なるため、自社ならではの催しごとを検討してください。

ステップ3：オンライン社員総会を実施するためのツールを選定する

企画が定まったら、オンライン社員総会に用いる配信プラットフォームを選定しましょう。配信プラットフォームを選ぶ際には、気になるツールを3つほどピックアップし、以下の項目で比較検討することが重要です。

○ 料金
○ 使いやすさ（機能）
○ 評判

またツールを比較する際には無料体験期間を利用し、実際に操作してみるのがおすすめです。操作性のチェックも含め、オンライン社員総会で使いやすい配信プラットフォームを探してください。

ステップ4：オンライン社員総会の開催を周知する

オンライン社員総会の準備が整ったら、次の方法でイベントの開催を周知しましょう。

○ 社内報
○ 朝礼
○ 社内の情報共有ツール

オンライン社員総会に用いるツールの説明や開催URLなどを伝えておかなければ、当日参加できないといったトラブルが起きるかもしれません。また、配信プラットフォームの使い方がわからない社員が出てくる場合もあるため、操作方法の説明資料を共有することが欠かせません。

ステップ5：オンライン社員総会のリハーサルを行う

オンライン社員総会を開催する前に、必ず全体の流れを通してリハーサルを実施しましょう。リハーサルが必要な理由は次の通りです。

○ スムーズなイベント進行の練習
○ 配信プラットフォームの動作確認

オンライン社員総会は、配信プラットフォームの動作状況に左右されやすいイベントです。イベント進行の練習も含め、希望する参加者を交えながらリハーサルを実施してください。

オンライン社員総会を盛り上げる3つのコツ

オンライン社員総会を盛り上げてイベントを成功させたいなら、以下の3つのコツを抑えて準備を進めましょう。

① 参加者がリアクションを取りやすいツールを選ぶ
② 準備段階の風景を社内報などで定期的に紹介する
③ 社員同士の交流を促進する仕掛けを用意する

押さえておくべきコツについて詳しく説明します。

コツ1：参加者がリアクションを取りやすいツールを選ぶ

オンライン社員総会は、社員同士の顔が見えず、参加者のリアクションを掴むのが難しいため、コメントやリアクション機能のあるツールを導入するのがおすすめです。

例えば、配信画面上にコメントやリアクションが表示されるツールを導入すれば、リアルタイムで聴衆の意見やコメントをチェックできます。主催者や話者と対話しながらイベントを進行しやすくなるほか、盛り上がりの様子を確認しやすくなるのが魅力です。

参考：CommentScreen

オンラインイベントツールの「CommentScreen」は、配信中に参加者がコメント・リアクションを投稿できます。アンケート投票など視聴者参加に役立つ機能も搭載されているため、CommentScreenの詳細については、以下からお問い合わせください。

コツ2：準備段階の風景を社内報などで定期的に紹介する

オンライン社員総会を盛り上げたいのなら、参加者を増やすために次のアクションを起こしましょう。

○ 社内報でオンライン社員総会の案内を送る
○ 定期的に準備段階の風景を配信する

社員の目につく場所で情報共有を続ければ、興味を持った社員が参加しやすくなります。強制参加にするのではなく、興味を持ってもらい自発的に参加してもらうことで、盛り上がるオンライン社員総会を実現できるでしょう。

コツ3：社員同士の交流を促進する仕掛けを用意する

オンライン社員総会で社員同士の交流を促進したいなら、次のようなプログラムを用意しましょう。

○ セッション前後にフリートークの時間を設ける
○ チャット機能を使って社員参加型のイベントにする
○ 親睦を深めるイベントとしてゲーム・クイズ企画を組む
○ アンケート機能を活用して社員が参加しやすいイベントをつくる

参考：CommentScreen

上位のアイデアはほんの一例です。この機会に、自社で盛り上がるプログラムを検討してみてください。

まとめ：オンライン社員総会で開催の負担を削減しよう

今回は、オンライン社員総会の概要やメリット・デメリット、具体的な進行方法について紹介しました。オフラインの悩みである会場設営や社員移動の負担を削減できるほか、参加者を増やしやすいのがオンライン社員総会の魅力です。

とはいえ、はじめてオンライン社員総会を企画するため、実施方法や準備する機材・ツールに悩む方もいるでしょう。もし準備についてお悩みなら、まずはプロに相談してみませんか。

配信プラットフォームの導入や企画の相談をお求めなら、以下からお気軽にお問い合わせください。