オフラインのみならずオンラインも活用したイベントとして「ハイブリッドイベント」があります。
コロナ禍を経てオフラインだけではなく「オンライン」も交える形がスタンダードになりつつあります。

とはいえいざハイブリッドイベントを企画しようとすると、具体的に何をすべきか、そもそも社内で進めるうえでどうやって魅力を伝えるか、どんな手順で進めるべきかなど悩む方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、ハイブリッドイベントに関して以下の内容をまとめて解説します。

・ハイブリッドイベントの概要
・ハイブリッドイベントのメリット・デメリット
・ハイブリッドイベントの進め方
・ハイブリッドイベントの事例

記事後半でハイブリッドイベントを進める時によくある質問と回答もまとめているので、ぜひご一読ください。

なお、ハイブリッドイベントを盛り上げるためのツールをお探しの方はCommentScreenがおすすめです。
やりとりしやすい「コメントとリアクションによるコミュニケーション機能」や、当日場を盛り上げる「クイズ機能」などもあります。
以下から無料登録の上、お試しください。

ハイブリッドイベントとは

ハイブリッドイベントとは、オンラインとオフラインで同時に実施するイベントのことです。
オフライン・オンラインどちらでも参加できるため参加しやすく、2つを掛け合わせた面白いイベントを企画できます。

ハイブリッドイベントの中でも、オンラインとオフラインどちらを重視するかはイベントによって変わります。

例えば情報を伝えることにフォーカスする場合は、低コストで実施しやすい「オンライン」を重視したものがおすすめです。
一方で、リアルな体験を重視する場合は「オフライン」をメインとしつつ、オンラインでアーカイブ動画を残す場合などもあります。

では、ハイブリッドイベントを実施するメリットは何があるのでしょうか。詳しく見ていきましょう。

ハイブリッドイベントを実施するメリット3つ

ハイブリッドイベントを実施するメリットは、以下の3つです。

1. 参加率が上がり盛り上がりやすい
2. オンラインならではの楽しみ方ができる
3. アーカイブ動画を残して活用できる

特に参加率が上がりやすく、イベントの盛り上げにつながる点が大きな魅力です。詳しく見ていきましょう。

メリット1：参加率が上がり盛り上がりやすい

1つ目のメリットは、参加率が上がり盛り上がりやすい点です。
ハイブリッドイベントを実施することで、普段参加できない人でも参加しやすくなります。

例えば社内のイベントを立ち上げる場合を考えてみましょう。
遠方からリモートワークで仕事をしている社員は移動時間などもあり、オフラインのイベントでは参加しづらいケースがあります。
参加人数が少ないとどうしても盛り上がりにかけてしまうため、大きなイベントを立ち上げる場合には不向きです。

オンラインのみの場合は参加率は上がるかもしれませんが、直接会話できないことからオフラインと比べて盛り上がりにかける可能性もあります。そのため、オンライン・オフラインどちらでも開催できるハイブリッドイベントがとてもおすすめです。

メリット2：オンラインならではの楽しみ方ができる

2つ目のメリットは、オンラインならではの楽しみ方ができる点です。
オフラインのみのイベントと異なり、オンラインを活用した楽しみ方ができるのもハイブリッドイベントの魅力です。

例えばハイブリッドイベントを盛り上げられるツール『CommentScreen』では、以下のように「コメント」と「リアクション」をリアルタイムに共有できます。

適度に以下のようにアンケートをとることもできるため、オンラインを含めた一体感のあるイベント企画が可能です。

CommentScreenの詳細については、以下からお問い合わせください。

メリット3：アーカイブ動画を残して活用できる

3つ目のメリットは、アーカイブ動画を残して活用できる点です。

オフラインのみで立ち上げたイベントでイベントの風景を残す場合、カメラを活用して撮影しなければなりません。
撮影する人によってクオリティが大きく左右されてしまうため専門家に頼む必要があり、費用がかさみます。

一方でハイブリッドイベントの場合は、オンラインで画面録画をすることで手軽にアーカイブ動画を残せます。
撮影者によってクオリティが変わることもないため、アーカイブ動画を活用したい方におすすめです。

ハイブリッドイベントを実施するデメリット2つ

ハイブリッドイベントは、メリットばかりではありません。
事前にデメリットについても押さえておくことで、スムーズに開催しやすくなるためおすすめです。

ハイブリッドイベントを実施するデメリットは、以下の2つあります。

1. オンラインイベント用の準備が必要となる
2. イベントの運営がやや複雑になる

それぞれ詳しく見ていきましょう。

デメリット1：オンラインイベント用の準備が必要となる

1つ目のデメリットは、オンラインイベント用の準備が必要となる点です。

ハイブリッドイベントはオフラインとオンラインどちらでも開催するため、どちらの準備も必要となります。
オフラインとオンラインどちらでも参加者が楽しめる仕組み作りが重要で、特にオンラインの参加者が楽しめるよう工夫せねばなりません。

単純にオンラインで画面をつなぐだけでは、オンラインの参加者が置いてけぼりになってしまう可能性もあります。
そのため、オンラインの参加者がコミュニケーションをとりやすいツールの導入や企画を検討することをおすすめします。

とはいえオンラインを活用したハイブリッドイベントの企画は、慣れていないとなかなか難しいものです。
進め方でお悩みの方は、以下からお気軽にお問い合わせください。

デメリット2：イベントの運営がやや複雑になる

2つ目のデメリットは、イベントの運営がやや複雑になる点です。
オンラインとオフラインどちらでも開催するため、どちらの参加者も楽しめるよう運営体制を整える必要があります。

例えばオフラインの会場で盛り上がっていたとしても、オンライン上でコメントが少なければ盛り上がってるとは限りません。
積極的にオンラインで参加してる方にも質問やアンケート、クイズなどを行い全員が楽しめるイベントにする必要があるのです。

参考：CommentScreen

可能であればオンラインのコメントを確認する担当者と、オフラインの状況を確認する担当者を分けて運営体制を整えましょう。

ハイブリッドイベントを進める時の流れ

ここからはハイブリッドイベントを進める流れを紹介します。流れは以下の7ステップです。

1. イベントを企画するメンバーを募る
2. イベント内容を企画する
3. マーケティングの観点でイベント企画を練る
4. イベント実施に必要な機材やプラットフォームの準備を行う
5. 当日楽しめるようイベントのリハーサルを行う
6. ハイブリッドイベントを実施しアンケートを取る
7. イベントを企画したメンバーで反省会を行う

それぞれ詳しく見ていきましょう。

ステップ1：イベントを企画するメンバーを募る

ハイブリッドイベントの成功のためには、企画段階からスキルと情熱をもったチームを組むことが非常に重要です。
企画に関わるメンバーを募る際には、各々が得意とする分野や役割を明確にすることをおすすめします。
例えば、以下のような役割分担が考えられます。

各メンバーが役割を理解し、協力しあうことでより一層充実したハイブリッドイベントが開催しやすくなります。
また、企画メンバーは定期的にミーティングを行い、進捗状況を共有することが大切です。

ステップ2：イベント内容を企画する

イベント内容を企画するステップでは、具体的に何を行うのか、どのような順序で進行するかなどを以下の流れで整理します。

・イベントの目的を考える
・イベントの規模を考える
・オフライン・オンラインどちらでも楽しめる仕組みを考える

まず、イベントの目的を整理します。
新製品の発表、知識の共有、社員同士の交流など目的を考えましょう。
次に、イベントの規模を定めます。
参加者の数、会場の広さ、オンライン参加者の数などです。
ここまで決まったら、具体的なプログラム内容を決めます。
重要なのは、オフラインとオンラインの参加者全員が楽しめるイベントを企画することです。
例えば、リアルタイムのチャット機能を導入したり、質問・回答の時間を設けるなど、オンライン参加者も活発に参加できるような工夫が必要となります。

ステップ3：マーケティングの観点でイベント企画を練る

目的がある程度整理できたら、マーケティングの観点で改めて企画を練ることをおすすめします。
なぜなら事前に考慮しておかないと、当日になって必要な情報をもらえなくなってしまう可能性があるためです。
例えばイベント後に「イベントレポート」を書こうと思っても、参加者向けのアンケートが無ければ「参加者の声」を載せることができません。
また、アーカイブ動画がなければ「当日の雰囲気」を画像や動画などで紹介することはできなくなってしまいます。
「イベント後にどんなマーケティング活動を行うか」を考慮し、事前に整理しておくことがおすすめです。

ステップ4：イベントに必要な機材やプラットフォームを準備する

ハイブリッドイベントをスムーズに運営するには、適切な機材とプラットフォームの準備が不可欠です。
ここでは、映像と音声のクオリティを確保するための機材選びと、参加者が容易にアクセスできるプラットフォームの選定について見ていきましょう。
まず、映像と音声の撮影についてですが、以下のような機材が考えられます。
高解像度カメラ：視聴者にクリアな映像を提供する
高品質マイク：明瞭な音声を確保する
ライティング機材：映像の明るさや色を調整する
背景素材：映像の背景を整える

次に、配信プラットフォームの選定ですが、ZoomやYouTubeなどの馴染みのあるプラットフォームがおすすめです。
加えて、インタラクティブに楽しめる機能のある配信ツールもあれば検討しましょう。

ステップ5：当日楽しめるようイベントのリハーサルを行う

ハイブリッドイベントの成功には、当日を迎えるまでの段階でしっかりとリハーサルを行い、流れを確認してトラブルを未然に防ぐことが重要です。
リハーサルでは、以下のような項目に注意を払うと良いでしょう。

・イベントの全体的な流れ：イベント全体のスケジュールや進行の確認
・テクニカルチェック：オンライン配信の設定確認、機材の動作確認
・トラブルシューティング：想定外の事態に対する対応策の確認

リハーサルは、可能であれば実際のイベントと同じ環境で行うことが望ましいです。
もしもイベント会場をリハーサルで押さえるのが難しい場合は、似たような広さの会議室などで試すことをおすすめします。
リハーサル時は司会進行を行う人だけではなく、参加者役の人を立てて後から意見をもらうことも重要です。
リハーサルを通じて各メンバーの役割やタスクを再確認していきましょう。

ステップ6：ハイブリッドイベントを実施しアンケートを取る

実際にハイブリッドイベントを開催したあと、効果を測るためにアンケートを取ることも重要です。
アンケートの内容は「イベントの満足度」と「イベント改善につながるもの」の2軸で検討するのがおすすめです。
また、ステップ3で検討した「マーケティング」に活かせる要素も考慮すると良いでしょう。
アンケート結果を次回イベント開催時に参考にすることで、より良いイベントづくりが可能となります。

ステップ7：イベントを企画したメンバーで反省会を行う

イベントが終了したら、成功と改善点を明らかにするためにチーム全体で反省会を行います。
まずは、アンケート結果を共有し、参加者の声を真摯に受け止めましょう。

次に、以下のような視点で話し合いを進めてみてください。

真剣に意見を出し合い改善点を見つけ出すことで、次回以降のイベント企画に活かせます。

ハイブリッドイベントの事例

次に、ハイブリッドイベントの事例を3つ紹介します。

1. 企業の社員総会
2. 音楽フェスティバル
3. ハイブリッド型表彰式

事例1：企業の社員総会

1つ目に紹介する事例は「企業の社員総会」です。

企業の社員総会は、ハイブリッドイベントの典型的な事例と言えます。
通常、社員総会は全社員が一堂に会し、経営層からの報告や意見交換を行う場です。
コロナ禍を経た現在では、物理的な集まりだけではなくオンラインも交える形が浸透しています。

このとき効果的なのが「ハイブリッドイベントの形式」です。
具体的には、経営層や一部その社員がオフィスや会場で直接集まるなか、様子をウェブカメラやマイクを通じてリアルタイムで配信します。
遠隔地から参加する社員もビデオ通話システムを使って意見を述べることができるため、社員一丸となってコミュニケーションをとりやすいのが魅力です。

また、時間や場所の制約を受けずに参加できるため、参加率の向上にも寄与します。
ハイブリッドイベントは、こうした新しい働き方を実現する有効な手段と言えるでしょう。

なお、社員総会については以下でもまとめているので、あわせてご一読ください。

内部リンク：社員総会

事例2：音楽フェスティバル

2つ目の事例は「音楽フェスティバル」です。
オンラインとリアルを融合した音楽フェスティバルは参加者が全世界に広がり、より多くの音楽ファンを巻き込むことが可能です。

ステージ上でのパフォーマンスはもちろん、オンライン限定のコンテンツを用意することで、遠方からでも参加者に特別感を提供できます。
また、ライブストリーミングやアーカイブ映像をSNSなどで共有することにより、多くの人に音楽フェスティバルの魅力を伝えることが可能です。

ハイブリッド型の音楽フェスティバルは、参加者が自身の都合に合わせて楽しむことができる新しい形のエンターテイメントです。

事例3：ハイブリッド型表彰式

3つ目の事例は「ハイブリッド型表彰式」です。

オンライン参加者が一体感を持てるような演出を考慮しつつ、現地の会場とオンライン配信を組み合わせた形式で表彰式を実施した例です。
ステージ上に大きなワイドスクリーンを用意し、迫力のある映像を流しながら表彰をするなどの方法があります。

映像ベースでイベントを進めていくことで、オフラインのみならずオンラインの参加者も楽しむことが可能です。
またスクリーンにオンライン参加者の様子なども表示することで、一体感のあるイベントを実施できます。

オフラインの会場も同様にオンラインの方に共有できるよう、複数のカメラを用意することも重要です。
加えて、リアル会場とオンラインでの参加者全員がリアルタイムでコミュニケーションを取れる仕組みも用意しておくと良いでしょう。

例えばハイブリッドイベントの盛り上げにつながるツール『CommentScreen』では、以下のようにコメントやリアクションによりコミュニケーションをとることが可能です。

参考：CommentScreen

オンライン参加者も直接お祝いの言葉を届けることができ、表彰式の一体感が高まります。

このようにハイブリッドイベントでは、様々な演出や技術を駆使して参加者全員が楽しむイベントを実施できます。

ハイブリッドイベントを進める時によくある3つの質問

ここからは、ハイブリッドイベントを進める時によくある質問とその回答を紹介します。

①ハイブリッドイベントにはどんな機材が必要？
②ハイブリッドイベントの費用相場は？
③ハイブリッドイベントの企画を考えるコツは？

質問1：ハイブリッドイベントにはどんな機材が必要？

ハイブリッドイベントを実施する際には、会場設備とオンライン配信に必要な機材を準備することが必要です。
具体的には以下のような機材が考えられます。

▼物理的な会場設備
・音響システム：マイク、スピーカーなど
・映像システム：プロジェクター、スクリーンなど
・照明システム：スポットライト、調光器など

▼オンライン配信に必要な機材
・カメラ：映像を提供するための高解像度カメラ
・マイク：クリアな音声を配信するためのマイク
・コンピュータ：オンライン配信をコントロールするための高性能なPC
・ソフトウェア：ライブストリーミング、編集、
　　　　　　　　録画などを行うソフトウェア

これらの機材は、イベントの規模や内容により必要性や使用機材が異なるため、イベント企画時に慎重に選択することが求められます。

質問2：ハイブリッドイベントの費用相場は？

ハイブリッドイベントの費用は、その規模やイベントの内容、使用する機材やプラットフォームにより大きく異なります。
大まかな相場としては、小規模なイベントであれば数十万円、大規模なものであれば数百万円から数千万円となることが多いです。

以下に具体的な費用の内訳をいくつかご紹介します。

これらを踏まえ、具体的な費用はイベントの詳細内容により変動するため、事前の予算確保と計画的な運用が求められます。

質問3：ハイブリッドイベントの企画を考えるコツは？

ハイブリッドイベントの企画を考える際のコツは「オンラインとオフラインの両方の参加者にとって楽しい体験を提供する」ことです。

特に、参加者が積極的に参加できる仕組みを設けることが重要です。
例えば、リアルタイムの投票やコメント機能でコミュニケーションをとりやすくしたり、ブレイクアウトルームなどで「少人数で話せるような時間」をとったりするなどです。

また、オンライン参加者にとって安定した配信環境を提供するため、必要な機材やネットワーク環境を確認することも大切です。
これらのポイントを押さえつつ、参加者がそれぞれの環境で満足できるイベントを目指しましょう。

まとめ：ハイブリッドイベントは準備がとても重要

今回は、ハイブリッドイベントの概要やメリット・デメリット、具体的な進め方を紹介しました。
オフラインのみならずオンラインの参加者も楽しめるイベントを企画できるため、ハイブリッドイベントはとてもおすすめです。
とはいえゼロから企画していくのは時間がかかりますし、必要なツールや機材で悩むシーンも出てきます。
ハイブリッドイベントの企画を進める場合は、プロに相談してみませんか。
もしも企画段階から相談が必要な場合は、以下からお気軽にお問い合わせください。